Privacy statement RiLe Medical Text Processing / AMA Expertise

Inleiding en doel

Bij RiLe Medical Text Processing en AMA Expertise worden persoonsgegevens van zowel cliënten als van natuurlijke personen verwerkt. Het gaat daarbij vaak om zeer privacygevoelige gegevens, die bij onrechtmatig gebruik schadelijk kunnen zijn voor de betrokkenen.

Het doel van dit Privacyreglement is om een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de "Wet bescherming persoonsgegevens/AVG". Om dit zo goed mogelijk te realise­ren is dit Privacyreglement RiLe Medical Text Processing opgesteld, gebaseerd op het model privacyreglement van de branche­organisatie GGZ Nederland.

Toepassing en reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van per­soonsgegevens van zowel cliënten als van natuurlijke personen, alsmede de niet-geautomatiseerde ver­werking van persoonsgegevens van zowel cliënten als van natuurlijke personen, die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.


Inhoudsopgave

  1. - Begripsbepalingen

  2. - Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

  3. - Verwerking van persoonsgegevens

  4. - Verwerking van bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens)

  5. - Geheimhoudingsplicht

  6. - Bewaren

  7. - Beveiliging

  8. - Klachtenbehandeling

  9. - Informatieplicht

  10. - Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens

  11. - Recht op aanvulling of correctie van persoonsgegevens

  12. - Recht op verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens

  13. - Vertegenwoordiging

  14. - Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage in dit reglement


1. Begripsbepalingen

1.1.     Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.2.      Gezondheidsgegevens

Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.

1.3.     Verwerking van persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het af­schermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

1.4.     Bestand

Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecen­traliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens be­paalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

1.5.     Verantwoordelijke

De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

1.6.     Bewerker

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

1.7.     Betrokkene

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn vertegenwoordiger.

1.8.      Derde

leder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgege­vens te verwerken.

1.9.     Toestemming van de betrokkene

Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene toestemming verleent dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

1.10.      Het college bescherming persoonsgegevens

Het college dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.

2.    Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvul­dige wijze verwerkt en alleen voor wel bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaar­digde doeleinden.

Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

3.    Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan één van onderstaande voorwaarden is voldaan:

De betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;

Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst

Dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;

De betrokkene heeft er een vitaal belang bij dat u de gegevens verzamelt.

De gegevens zijn nodig voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak.

U heeft een gerechtvaardigd belang bij de verwerking.

Verder is de volgende specifieke uitzondering van toepassing: De verwerking noodzakelijk is voor doeleinden van medische diagnosen.

4.      Verwerking van bijzondere gegevens (medische, strafrechterlijke en speciale persoonsgegevens)

Deze gegevens worden slechts verwerkt indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan;

-     Hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening.

De verwerking geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheids­zorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van de betreffende instelling of beroepsprak­tijk noodzakelijk is.

-     Bijzondere gegevens als aanvulling op gezondheidsgegevens

Het verbod om bijzondere gegevens te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodza­kelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.


5.     Geheimhoudingsplicht

De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.


6.     Bewaren

-     Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

-     De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.

-     Alle cliënten bij RiLe Medical Text Processing/AMA Expertise melden zich voor een keuring. Voor de bewaartermijn van keuringsgegevens geldt een afwijkende termijn: Deze mogen alleen worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het doel van de keuring, en naar redelijkheid relevant is. Als regel wordt een periode van een half jaar aangehouden, waarna de gegevens binnen drie maanden vernietigd worden.

7.    Beveiliging

De verantwoordelijken leggen passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

8. Klachtenbehandeling

Indien de betrokkende van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij conform de klachtenprocedure voor cliënten of voor natuurlijke personen een klacht indienen.

9.    Informatieplicht

1.    Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijging de betrokkene mede:

- Zijn identiteit;

- De doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.

2.     De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige ver­werking te waarborgen.

10.     Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens

1.    De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.

2.    De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk bin­nen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.

3.     Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden ge­bracht.

4.     Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is in het be­lang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander (bijvoorbeeld ou­ders, voogd)

11.     Recht op aanvulling en correctie van persoonsgegevens

1.     Desgevraagd worden de opgenomen gegevens door de artsen (cliëntgegevens) of secretariaat (persoonsgegevens) aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

2.     De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens in­dien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake die­nend zijn, dan wel in strijd met een wettelijke voorschrift, in de verwerking voorkomen.

3.     De artsen of secretariaat bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of aanvulling schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

4.     De arts of het secretariaat draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoe­dig mogelijk wordt uitgevoerd.

12.      Recht op verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens

1.     De betrokkene kan schriftelijk aan de arts (cliëntgegevens) of secretariaat verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens.

2.     De arts of secretariaat bericht de verzoeker binnen vier weken na ont­vangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daar­aan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

3.     De arts of secretariaat laat de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene vernietigen, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. (Zie ook Medisch Dossier AMA Expertise/RiLe Medical Text Processing)

13.     Vertegenwoordiging

1.    Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.

2.    Hetzelfde geldt voor de betrokkene in de leeftijd van twaalf tot achttien jaar en die niet in staat kan worden gewacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

3.    Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op.

4.     Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is behandelingsbekwaam en kan zich laten vertegenwoordigen.

5.     Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:

- indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; de curator of mentor;

- indien er geen mentor of curator is, de persoon die de betrokkene schriftelijk heeft gemachtigd, de persoonlijke gemachtigde;

- indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt; de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene;

- indien deze persoon dat niet wenst of ontbreekt; een kind, broer of zus van de betrok­kene.


14.     Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

1.     Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht in overleg met AMA Expertise en RiLe Medical Text Processing.

2.     De wijzigingen in het reglement zijn van kracht nadat ze gepubliceerd zijn op de website.

3.     Dit reglement is per 1 mei 2018 in werking getreden en is via de website in te zien.